Økonomirutiner
Melhus Fotball – Økonomirutiner
Generell informasjon rundt klubbens økonomi -og regnskapsrutiner kan du lese her;
Økonomirutiner Melhus fotball.docx
Skjema for Månedslutt / Avstemming, Refundering, Fakturagrunnlag m.m.
Utbetalingsbilag
Alle utbetalingsbilag (Dommerregninger, utlegg etc.) sendes inn elektronisk som "Utlegg" i Hoopit.
Innsendelse av utlegg:
-I Hoopit-appen så velger du gruppen som utlegget tilhører
-Trykk på "+" og velg Utlegg
-"Last opp kvittering": Last opp eller ta et bilde av kvitteringen
-"Kategori":Velg riktig kategori. F.eks: "Dommerregning"
-"Beløp": Beløpet som skal utbetales
-"Utlegg Dato": Når utlegget ble gjort
-"Beskrivelse": Kort beskrivelse av utlegget
-Trykk "Legg til utlegg" (Nytt krav).
-Har man flere utlegg kan man trykke på "Legg til utlegg" igjen
-Sjekk så at informasjonen din under "Detaljer" stemmer og trykk "Lever krav".
-Kravet blir sendt til økonomiansvarlig i gruppen for godkjenning. Du vil få beskjed når kravet er godkjent
-Utbetaling hver fredag
Utsendelse av faktura
Ved fakturering skal et fakturagrunnlag fylles ut og oversendes til idrettslagets regnskapsbyrå Aider, som utsteder og sender ut fakturaen. Det er utarbeidet en mal for fakturagrunnlag som skal benyttes. Dette gjelder alt som skal faktureres fra fotballavdelingen.
Skjema fakt.grunnlag Melhus IL
Interne transaksjoner
Ved interne føringer i klubben som f.eks. overføringer mellom lag osv. skal det sendes mail til klubbens økonomiansvarlig som videre utarbeider bilag for oversendelse til regnskapsfører. Dette gjøres til følgende Mailadresse: okonomi-melhusfotball@outlook.com
Attestasjonsrutiner
Alle bilag og fakturaer som blir skannet blir sendt videre til fotballavdelingens økonomiansvarlig for attestering før utbetaling vil finne sted. Det kan forekomme at økonomiansvarlig i avdelingen ønsker nærmere forklaring eller godkjenning fra det enkelte lag sin kasserer/lagleder, kopi av bilag videresendes da på mail til vedkommende.
Bankkontoer
Hvert enkelt lag har sin egen bankkonto, hvor man kan sette inn penger (egenandeler etc.), men hvert enkelt lag har ikke fullmakt til å foreta betalinger.
Regnskap og prosjekt (lag)
Det er et eget regnskap for hvert enkelt lag. Dette gjøres ved at alle billag merkes med et prosjektnummer ved føring i regnskapet. En egen ID (prosjektnummer) er innført på hvert lag. Dette nummeret består av en bokstav (G for gutter og J for jenter) samt fødselsår.
Feks.; Gutter født i 2009 har prosjektnummer: G2009.
Det er derfor helt vesentlig at alle innkommende bilag og fakturaer merkes med riktig prosjektnummer. Dette må også opplyses til de enkelte leverandører.
Resultat og saldo på bank pr. lag
På bakgrunn av overstående punkter vil det bli rapportert et regnskap for hvert enkelt lag. Dette vil vise alle inntekter og kostnader, og lagets resultat. Det som er viktig å merke seg er at dette resultatet også vil være lagets saldo på bank.
Når det gjelder inntekter, skal hvert lag sette inn på sin bankkonto (som tidligere). Alle slike inntekter vil regnskapskontoret månedlig føre inn som inntekt på det respektive lag, slik at resultat og «banksaldo» blir oppdatert og riktig.
Det betyr at det er hvert enkelt lag sin kasserer/lagleder som er ansvarlig for innbetalinger og oppfølging av egenandeler til turneringer osv.
Ved spørsmål kan man ta kontakt med økonomiansvarlig i fotballavdelingen.
Melhus Fotball: okonomi-melhusfotball@outlook.com
Aider: Marte Grøtte Berg – marte.berg@aider.no
Har dere noen spørsmål er det bare å ta kontakt.
Stolt hilsen,
Melhus Fotball
